Ejerforeningen Sankt Markus Plads 12 m.fl.

På baggrund af vandskader i nogle af ejendommens lejligheder, hvor der har været tvivl om, hvem der skulle dække omkostningerne ved reparationen, har bestyrelsen udarbejdet nedenstående vejledning.

Som bilag til husordenen, der findes på foreningens hjemmeside www.smp12.dk, ses en oversigt over udgiftsfordeling vedr. rør og faldstammer, der indeholder en beskrivelse af, hvad der betales af hhv. foreningen og den enkelte ejer (eller deres respektive forsikringer).

Det er vigtigt, at der sker rettidig og korrekt anmeldelse af skader, bl.a. henset til risikoen for evt. forældelse.

Hvis der således er tale om en skade, der involverer foreningen, skal bestyrelsen altid orienteres herom straks. Dette kan ske pr. mail til bestyrelsen@smp12.dk. Anmeldelse af skaden til DEAS bør ske i samarbejde med bestyrelsen.

Anmeldelse til ejendomsadministratoren DEAS via deres hjemmeside:

Gå ind på DEAS.DK

Dernæst på ”Bolig”

Dernæst på ”Selvbetjening”

Dernæst på ”E-Service”

Dernæst på Anmeldelse af forsikringsskade, hvor man kan anmelde skaden

Skader på cykler i gården eller cykelkælder skal anmeldes til egen husstandsforsikring.

 

Venlig hilsen

Bestyrelsen SMP12

Privatlivspolitik for   ejer- og andelsboligforeninger  

E/F Sankt Markus Plads 12 m.fl.’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

E/F Sankt Markus Plads 12 m.fl. er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Mail: bestyrelsen@smp12.dk

Website: www.smp12.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger¹:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse-, telefonnummer, e-mailadresse, bankkontonummer
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, når vedkommende selv har valgt at videregive dette til administrator:
• CPR nr.

 

Eventuelle oplysninger om lejere og fremlejetagere:

• Almindelige personoplysninger:
• Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer
  e-mailadresse, bankkontonummer
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, når vedkommende selv har valgt at videregive dette til administrator:
• CPR-nummer

 

Oplysninger om ansatte (vicevært):

• Almindelige personoplysninger:
• Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer e-mailadresse, bankkontonummer
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
• CPR-nummer

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde indhentes/modtages oplysningerne fra andre kilder:

• Sælger af lejlighed, mægler, din udlejer, offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/ aftale med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:  

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejerafgift samt daglig drift og håndtering af foreningen
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
• Opfyldelse af lovkrav

 

 

Formål med behandling af oplysninger på ansatte:

• Håndtering af ansættelsesforhold
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:²

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlinger
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af ejer- og boligafgift m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Videregivelse af personoplysninger til administrator og revisor samt håndværkere m.v.
• Af praktiske og administrative hensyn samt med henblik på forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger også i en periode efter din udtræden af foreningen
• Hensynet til effektiv og korrekt drift af foreningen.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til et eller flere af de formål, der er beskrevet ovenfor.

Såfremt vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykket, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage ved at give os besked herom.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af foreningen kan der i nødvendigt omfang ske videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder ejendomsadministrator, revisor, mæglere og håndværkere.

Der sker videregivelse af oplysninger om ansatte til offentlige myndigheder, herunder SKAT.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføringsbrug uden dit samtykke.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemmer og lejere/fremlejetagere: 

Vi opbevarer dine personoplysninger fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med praktiske og administrative hensyn.

Ansatte:  

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af ansættelsesforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside.

 

7.1.2019

Vi er som ejerforening forpligtet til at håndtere oplysninger efter de retlige regler og arkivreglerne. Der er f.eks. regler om, at ejerforeningen skal aflevere visse typer oplysninger til myndigheder.  

Der er derfor også forskel på, hvor længe vi gemmer dine oplyser, alt efter hvilken type sag eller sammenhæng oplysningerne indgår i. Vi har som udgangspunkt INGEN oplysninger om ejendommens beboere liggende online.  Dette sker af sikkerhedshensyn. Dette er heller ikke planen i fremtiden. Billeder fra aktiviteter vil kun blive lagt op med accept fra dem, der indgår på billederne. Accept kan til enhver tid tilbagekaldes og billederne fjernes hurtigst muligt herefter.

Vi sletter dog altid de indsamlede personoplysninger, når oplysningerne ikke længere er nødvendige for os til de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet og behandlet, og når et eventuelt opbevarings- eller arkiveringskrav i lovgivningen er opfyldt.

Er du i tvivl om hvilke oplysninger ejerforeningen opbevarer på hjemmesiden kan du til enhver tid rette henvendelse til bestyrelsen.

Retsgrundlaget for vores behandling af persondata, herunder eventuel videregivelse til andre, er den lovgivning, som gælder for dem, hvis data figurerer på siden er databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, og § 7, stk. 1.

Såvel opdateret husorden og udgiftsfordeling vedr. rør og faldstammer et tilgængelig for download i menuen i højre side.

For at imødegå henvendelser om praktiske oplysninger og for at øge mængden af tilgængelig information til ejerne, så er der pr. 1/8 – 2017 oprettet ny hjemmeside. Denne side vil løbende blive holdt opdateret med aktuel information der er relevant for ejerne.

Siden vil være “flad”, forstået på den måde, at den ikke er ment som et kommunikationsmedie, hvor der kan kommunikeres med bestyrelsen – dette skal gøres ved at benytte de e-mail-adresser, der er på opslagstavlerne i opgangene – men som et sted, hvor man kan hente oplysninger om f. eks. seneste generalforsamling, hvilken elektriker eller VVS’er ejendommen benytter, downloade den aktuelle husorden o. lign.

Vi håber, at I vil tage godt imod dette initiativ og samtidig huske, at dette beror på frivilligt arbejde, hvorfor ikke-akutte oplysninger kan være lidt tid undervejs.